Les écrits professionnels
on 22 février 2015 Communication & Correspondance with 0 comments

Écrits : respecter les règles traditionnelles…

Mon travail de la matinée a été de rédiger un énième compte rendu de réunion. C’est la prestation type que chaque secrétaire de comité d’entreprise nous sous-traite. Pourquoi ? Les raisons sont multiples (approbation du P.V dès la réunion suivante, participation active aux débats sans la surcharge de la prise de notes, document formel et complet, etc.), mais n’en retenez qu’une : ses 20 heures de délégation ne suffisent pas pour assumer ce rôle. Par exemple, si le choix des élus s’est fixé sur la rédaction d’un compte rendu in extenso, cet exercice de style peut impacter soit la vie privée, soit l’activité professionnelle dudit employé préposé à cette mission.

A titre d’illustration, les rédacteurs savent qu’une heure de réunion est égale à un minimum de six heures de travail pour restituer un procès-verbal intégral, relu et mis en forme selon les consignes du client. Parallèlement à la transcription, il faut effectuer des recherches dans les ressources mises à disposition par le client ou sur Internet pour vérifier les données. Le volume évolue donc en fonction des thétiques abordées, car pour exceller dans chacune d’elles, il faudrait, à mon avis, avoir le QI d’Einstein.

Par conséquent, si une réunion de comité d’établissement dure toute la journée, le secrétaire aura des difficultés à envoyer à l’ensemble des membres, président de séance compris, le procès-verbal dans les délais impartis. C’est pourquoi les prospects confrontés à cette tâche chronophage l’externalisent à un cabinet de sténotypie de conférences.

Je m’égare, le sujet étant passionnant, et l’impatience vous gagne. Ne trépignez pas : la rédaction d’écrits professionnels nécessite de la constance.

écrits professionnels

Vous n’êtes pas écrivain public ?

Où avez-vous entendu que « bien écrire » n’était réservé qu’à une élite ? Mon entourage ne m’a jamais confié qu’une fée s’était penchée au-dessus de mon berceau pour y répandre une pincée de poudre rédactionnelle. Avec un peu de méthode, vous pourrez trouver le goût d’écrire. Je suis consciente que, sur votre lieu de travail, la poésie est proscrite de vos textes. En ce cas, inscrivez-vous dans un atelier d’écriture si vous souhaitez libérer votre style. Vous y rencontrerez des personnalités hétérogènes, mais c’est ce qui fait le charme de cet univers cosmopolite. La moquerie ne siège pas dans ces assemblées littéraires. Si votre crainte porte sur les fautes de français qui parsèment vos écrits, sachez que vos productions ne seront pas exposées. Lancez-vous dans l’aventure que constitue cet art. Badinez, concoctez une délicieuse mélopée, inventez une historiette sur la science-fiction, un conte pour enfants, une intrigue policière ou une missive amoureuse à partir de quelques mots prononcés par votre chef d’orchestre.

Des écrits fins et copieux, vous préparerez

Vos écrits professionnels doivent être soignés selon leur importance et respecter les usages de l’entreprise ou de l’administration dont vous dépendez. Je ne vous donnerai pas de leçons rhétoriques, sinon vous tournerez les talons sans plus tarder (enfin, vous cliquerez sur la souris pour filer vers d’autres contrées). De lettres, je ne suis pas agrégée, donc je vais abréger mon exposé sans disséquer les documents suivants cités.

Une note de service, vous apprêterez

Écrit synthétique qui n’exige pas de mise en forme épistolaire. Votre note sert à communiquer des renseignements ou des avis en interne. Les mentions à reporter dans l’en-tête sont le nom du rédacteur et du service, le destinataire, l’objet et la date.

Des comptes rendus, vous mitonnerez

Écrit d’information, le compte rendu donne une image exacte mais brève d’une négociation, d’une situation. Même si cet écrit se contente d’être descriptif, aucune circonstance notable, vous n’omettrez. Quatre comptes rendus sont à distinguer :

  • Le compte rendu d’un événement retrace par écrit un accident, une description d’un incident de fonctionnement d’une machine ;

  • le compte rendu de mission est un écrit qui s’en tient aux faits marquants accomplis par un rédacteur ;

  • le compte rendu d’un entretien regroupe les relevés qui rendent compte d’une audience, d’une conversation ;

  • le compte rendu d’un document est assez répandu dans les entreprises, et il se présente sous différentes formes (le compte rendu de correspondances, le compte rendu d’articles concernant un produit ou un service de l’entreprise).

Un procès-verbal, vous ferez déguster

Le P.V relate les échanges d’une assemblée ou d’une réunion, afin de prévenir toute contestation sur ce qui a été discuté et décidé en commun. Si vous êtes le secrétaire de séance, vous transcrirez les interventions dans la suite chronologique de la discussion, même si celle-ci est confuse. Au début de la réunion suivante, ce procès-verbal de séance devra être approuvé. Il sera ensuite signé et conservé dans les archives de votre société.

Le procès-verbal fait foi devant les tribunaux, des renseignements dans l’en-tête devront donc figurer. Vous ajouterez le nom de la collectivité ou de l’entreprise dont les débats sont rapportés. Le lieu, la date et l’heure de la réunion ne seront pas oubliés. L’ordre du jour sera signé. Le nom et la qualité du président de séance et du secrétaire du comité de l’assemblée seront signalés. La liste des participants, des absents et des excusés sera dressée. Les invités qui assistent la direction dans ses travaux seront mentionnés.

  • Vous remettrez cet écrit sous une quinzaine de jours au responsable du comité ;

  • les interventions, des décisions prises et textes approuvés, vous distinguerez ;

  • en cas d’assises dont les conséquences sont générales (congrès national, confrontation Patronat / Syndicats ouvriers), ), la transcription audio verbatim de toutes les interventions par enregistrement au dictaphone, voire par sténotypie de débats, vous procéderez ;

  • si la réunion est importante, les discussions succinctement mais cursivement vous rapporterez. Pour terminer, les résultats des votes seront précisés.

Si toutefois vous aviez besoin de l’aide de nos professionnels de l’écrit, n’hésitez pas à contacter votre chef de projet : 06 09 85 68 85.